A vállalat hatékonyságának egyik alappillére, hogy a belső kommunikáció/adatkommunikáció a lehető leggyorsabban és pontosabban történjen, ennek megfelelően magasak az elvárások egy csoportmunka-szoftverrel szemben:

• Cégben zajló feladatok átláthatósága, követhetősége.
• Cégben zajló munkafolyamatok, projektek követehetősége.
• Kommunikációs hatékonyság.
• Adatok tárolása, annak hatékony használata.
• Információ megosztás.
• Tárolt információ visszakereshetősége.
• Vállalati időpont kezelés.
• Adatbiztonság, adatlopás (szivárgás).
• Mappavédelem a kulcsfelhasználók kezében legyen.

Mikor van szükség egy vállalatnál csoportmunka rendszerre?

• Ha a nagyszámú dokumentum kezelése sok problémát okoz.
• Ötletszerű elnevezések miatt a mentések nem nyomonkövethetők.
• A tárolási helyet leginkább csak a szerző ismeri.
• Sok dokumentum marad a munkatárs saját gépén (asztal v. Dokumentumok mappa).
• A szabadságon levő, vagy kilépett munkatársak dokumentumai mások számára hozzáférhetetlenek.
• Rengeteg duplikátum – mailben csatolt dokumentumok önálló életet élnek.
• A dokumentumok selejtezése, archiválása megoldatlan.
• Nincs megfelelő eszköz a keresésre.

Vállalati tudásbázis

Minden vállalatnak van tudásbázisa, de a legtöbb helyen nem kezelik tudatosan. Ha egy munkatárs elmegy a cégtől a fejében lévő tudásbázis vele együtt megy. Információt tárolunk kockás füzetben, post-it lapokon, fejekben – megbeszéléseket, telefonszámokat, teendők listáját, stb. A szolgáltató cégeknél pedig különösen fontos a tudásbázis, lényegében egyenlő a vállalat értékével.

Alapvető problémát jelenthet az is, ezért a vállalat vezetése és munkatársai nem gondolkodnak a tudatos tudásbázis építésében, hogy nincs rá olyan IT rendszer, amellyel ezt folyamatok szintjén lehetne kezelni.

Az informatikai megoldás – Oracle Beehive

A rendszer lényege, hogy közös témák alapján (projektek, szervezeti egységek, vagy témák) egyben tudjuk kezelni az informatikai adatokat (dokumentumok, e-mailek, feladatok, fórumok, hirdetmények, értekezletek, tudásbázis, címlista). Mindezek tartalomra kereshetőek, címkézhetőek, mert a rendszer egységesen Oracle adatbázisban tárolja az összes információt. A közös témák tagsága a felhasználók által dinamikusan módosítható, ahol vannak kitüntetett szerepkörök (projektvezető, írói, olvasói, moderátori szerep, stb...) is.

A rendszer teljes körűen elérhető webes felületekről, Outlookba és intézőbe teljes körűen integrált, támogatja a távolról való munkavégzést, sőt ez a rendszer egyik legnagyobb előnye, támogatja az offline (hálózat nélkül is elérhetőek az információk) üzemmódot is.

A rendszer része egy webkonferencia (távoktatás modul), amivel a képernyőt megoszthatjuk, az elhangzott beszélgetést rögzíthetjük szerver oldalról.

A hierarchia kezelését megkönnyíti, hogy az Outlookban együtt látom a fájlokat az e-mailekkel, támogatott a verziókezelés (a fájlok előző mentett verziói is megtekinthetőek-szerkeszthetőek), és az Outlookban való fájlszerkesztés. Fontos, hogy az összes művelet teljes körűen naplózva van, amit a felhasználó megnézhet-használhat. Támogatott platform a Windows-on kívül a Linux és a Mac is.

Együttműködésben az iSolutions Informatika Kft.-vel.

Kérje ajánlatunkatl